La dirección de impuestos y aduanas de Colombia (DIAN) ha informado que a partir del año 2020 todas las empresas colombianas estarán obligadas a generar facturas bajo la nueva modalidad de factura electrónica con validación previa (www.factura-electronica.dian.gov.co). 

El equipo de LobbyPMS tiene todo preparado para ofrecer el servicio de facturación electrónica a partir del 30 de enero de 2020.

Si requiere emitir factura electrónica en su negocio de alojamiento, por favor, considere los siguientes requisitos para hacerlo con LobbyPMS: 

1. Tener una suscripción activa con LobbyPMS: 

Si aún no tienes una cuenta con LobbyPMS, ingresa ahora a www.lobbypms.com para conocer detalles sobre todas las funciones y precios. Puedes solicitar una demostración con un asesor o configurar tu propia cuenta para obtener 15 días de prueba.

2. Registrarse para el proceso de habilitación en el sitio web de la DIAN.

El proceso de habilitación es el primer paso antes de comenzar a generar las facturas electrónicas. En este paso se realizan algunas configuraciones requeridas por la DIAN y posteriormente se deben emitir unas facturas de prueba para que tu empresa pueda ser considerada como HABILITADA ✔. 

Las configuraciones requeridas para iniciar el proceso de habitación son el registro como facturador (Datos principales de la empresa que va a emitir las facturas)  y el registro del modo de operación (configurar el tipo de software que se usará para generar las facturas). 

En este link puedes acceder al sitio web desarrollado por la DIAN para iniciar el proceso de habitación. Selecciona si eres empresa o persona natural e ingresa tus datos con los que tu negocio está registrado.

En este otro link puedes encontrar una guía publicada por la DIAN donde explican los detalles del proceso de habilitación. 

IMPORTANTE: 

• Al momento de realizar las configuraciones en el sistema de habilitación, debes seleccionar el tipo de software o modo de operación. Por favor, selecciona la opción software de proveedor tecnológico y luego selecciona el proveedor CADENA SA. Considera que este es el único proveedor integrado para LOBBYPMS. 
• Una vez completado el proceso de configuración para habilitación contacta con nuestro equipo de soporte para realizar las configuraciones en LOBBYPMS e iniciar las facturas de prueba. 

3. Documentos de prueba requeridos para cumplir el proceso de habilitación 

Cuando completes el proceso de configuración encontrarás en el sitio web de habilitación el tablero gráfico que indica la cantidad de documentos que debes generar de forma exitosa para aprobar la habilitación.

Como puedes ver a continuación los tipos de documentos exigidos por la DIAN son: Facturas, Notas crédito y Notas Débito. Para cada tipo de documento se exige una cantidad de envíos ACEPTADOS en el servidor de la DIAN. Cada tipo de documento podrá ser probado desde las interfaces de LobbyPMS. 

Un documento es ACEPTADO por la DIAN cuando la empresa ha realizado todas las configuraciones de forma correcta y ademas el documento enviado cumple con todas las condiciones exigidas por la plataforma. En LobbyPMS nos encargaremos de revisar que todas tus configuraciones estén correctas y luego te explicaremos como realizar todas las pruebas hasta completar el proceso de habilitación. 

4. Configuraciones finales para iniciar a generar las facturas

Una vez completado el proceso de habilitación con todos los documentos aceptos,  el tablero de la DIAN indicará que ya estás ACEPTADO o HABILITADO. En este paso ya todo estará listo para realizar unas configuraciones finales y comenzar a generar facturas oficialmente. 

• El primer paso es generar una resolución de facturación electrónica. Para eso debes ingresar al sistema de MUISCA de la DIAN y realizar el proceso como se indica en esta guía. Te recomendamos solicitar a tu contador realizar este procedimiento. 
• Luego de tener la resolución activa debes ingresar al sistema web oficial de factura electrónica con validación previa de la DIAN. Para ingresar debes usar los datos del negocio de igual forma como se hace en el sistema de habilitación. Una vez ingreses debes realizar el proceso de asociar los prefijos como se indica en las páginas 16 y 17 de la guía de habilitación. 

• Después de finalizar la asociación de prefijos te ayudaremos a completar una configuración adicional requerida dentro de  LobbyPMS y después de esto podrás iniciar a realizar tus facturas. 

5. Ejemplo de como generar una factura electrónica desde LOBBYPMS. 

Después de completar el proceso de configuración será muy fácil generar una factura desde LobbyPMS. Veamos un ejemplo generando una factura para un cliente hospedado en una habitación. 

PASO 1: Identificamos la reserva desde el calendario de Lobbypms y hacemos clic sobre ella. En este caso tenemos una reserva para el cliente Juan Valdez en una habitación doble por 4 noches y por un total de $400,800

 Al abrir la reserva puedes ver todos los detalles sobre la cuenta: Total por alojamiento, consumos extras, impuestos, pagos, etc. 

PASO 2: Identificamos la sección para generar factura que se encuentra al final de la interfaz de detalles de la reserva. Encontraremos dos botones que permiten generar las facturas. Dichos botones solo estarán habilitados (color verde) si la cuenta tiene todos los items requeridos para generar la factura de forma correcta para la DIAN.  (Ejemplo: Datos del cliente requeridos por la DIAN, detalles de impuestos, entre otros.)

Nuestro equipo de soporte te explicará los detalles y las diferencias entre las opciones “Facturar la cuenta completa” o “Facturar algunos items”. 

PASO 3: Al hacer clic en generar factura podrás ver una vista previa de la factura y finalmente al hacer clic en GUARDAR,  LobbyPMS generará la factura y la enviará a la DIAN. Inmediatamente te mostraremos un mensaje indicando que la factura fue recibida por la DIAN y enviaremos una copia al email del cliente como lo exige la DIAN. De igual forma podrás ver todas las facturas en un reporte donde se listan todos los documentos generados. 

6. Precios y lanzamiento del servicio de facturación electrónica en LobbyPMS

Estos serán los precios y formas de pago para la funcionalidad de factura electrónica desde LobbyPMS:

• Suscripción –  $290,000 – Pago único – Incluye todo el proceso de configuración y acompañamiento en el proceso de habilitación y hasta realizar las primeras facturas. Adicional incluye un paquete de 60 facturas para cubrir las facturas en el proceso de prueba y las primeras facturas oficiales.
• Precio unitario por cada factura generada: $170 – Después de acabar el paquete inicial de 60 facturas se deberán comprar paquetes para recargar la capacidad de facturar. La cantidad mínima con 100 facturas lo que equivale a un total de $17,000.

El servicio estará habilitado a partir del 30 de enero de 2020.