Desde el 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) exige a todas las empresas en Colombia generar facturas bajo el sistema de facturación electrónica con validación previa (www.factura-electronica.dian.gov.co).
En LobbyPMS, ofrecemos un sistema de Facturación Electrónica especialmente diseñado para hoteles, facilitando el cumplimiento de esta normativa de manera eficiente y sin complicaciones.
Guía para generar Facturación Electrónica desde LobbyPMS:
1. Tener una suscripción activa en LobbyPMS
Si aún no cuentas con una cuenta en LobbyPMS, visita nuestro Software PMS para Hoteles para conocer las funcionalidades y tarifas. Puedes solicitar una demostración o configurar tu cuenta con una prueba gratuita de 15 días.
2. Registrarse en la DIAN para tener una habilitación
Para comenzar a emitir facturas electrónicas, debes registrarte en la DIAN y completar el proceso de habilitación. Desde LobbyPMS, podrás generar facturas de prueba hasta ser aceptado oficialmente por la DIAN.
Configuraciones necesarias en la DIAN:
- Registro como facturador (datos de la empresa que emitirá las facturas).
- Configuración del modo de operación (tipo de software a utilizar).
Accede al portal de la DIAN y selecciona tu tipo de empresa para iniciar el registro.
Importante: Al configurar el sistema de habilitación, selecciona «Software de proveedor tecnológico» y el proveedor «CADENA S.A.», el único proveedor integrado con LobbyPMS. Una vez realizado este paso, contáctanos para completar las configuraciones en LobbyPMS y proceder con las pruebas.
3. Generar documentos de prueba para la habilitación
Cuando completes el proceso de configuración encontrarás en el sitio web de habilitación, el tablero gráfico que indica la cantidad de documentos que debes generar de forma exitosa para aprobar la habilitación.
Como puedes ver a continuación los tipos de documentos exigidos por la DIAN son: Facturas, Notas Crédito y Notas Débito. Para cada tipo de documento se exige una cantidad de envíos ACEPTADOS en el servidor de la DIAN. Cada tipo de documento podrá ser probado desde las interfaces de LobbyPMS.
Nota: Un documento es ACEPTADO por la DIAN cuando la empresa ha realizado todas las configuraciones de forma correcta y además el documento enviado cumple con todas las condiciones exigidas por la plataforma.
En LobbyPMS nos encargaremos de revisar que todas tus configuraciones estén correctas y luego te explicaremos como realizar todas las pruebas hasta completar el proceso de habilitación.
4. Configuraciones Finales y Emisión de Facturas
Una vez completado el proceso de habilitación con todos los documentos aceptos, el tablero de la DIAN indicará que ya estás ACEPTADO o HABILITADO. En este paso ya todo estará listo para realizar unas configuraciones finales y comenzar a generar facturas oficialmente.
- El primer paso es generar una resolución de facturación electrónica. Para eso debes ingresar al sistema de MUISCA de la DIAN y realizar el proceso como se indica en esta guía. Te recomendamos solicitar a tu contador realizar este procedimiento.
- Luego de tener la resolución activa debes ingresar al sistema web oficial de factura electrónica con validación previa de la DIAN. Para ingresar debes usar los datos del negocio de igual forma como se hace en el sistema de habilitación. Una vez ingreses debes realizar el proceso de asociar los prefijos como se indica en las páginas 16 y 17 de la guía de habilitación.
- Despues de finalizar la asociación de prefijos te ayudaremos a completar una configuración adicional requerida dentro de LobbyPMS y después de esto podrás iniciar a realizar tus facturas.
¿Cómo Generar una Factura Electrónica en LobbyPMS?
Una vez completada la configuración, generar una factura electrónica será rápido y sencillo. Veamos un ejemplo generando una factura para un cliente hospedado en una habitación.
Paso 1: Identificamos la reserva desde el calendario de LobbyPMS y hacemos clic sobre ella. En este caso tenemos una reserva para el cliente Juan Valdez en una habitación doble por 4 noches y por un total de $400,800
Al abrir la reserva puedes ver todos los detalles sobre la cuenta: Total por alojamiento, consumos extras, impuestos, pagos, etc.
Paso 2: Identificamos la sección para generar factura que se encuentra al final de la interfaz de detalles de la reserva. Encontraremos dos botones que permiten generar las facturas.
Dichos botones solo estarán habilitados (color verde) si la cuenta tiene todos los items requeridos para generar la factura de nuestro hotel de forma correcta para la DIAN. (Ejemplo: Datos del cliente requeridos por la DIAN, detalles de impuestos, entre otros.)
Nuestro equipo de soporte te explicará los detalles y las diferencias entre las opciones «Facturar la cuenta completa» o «Facturar algunos ítems».
Paso 3: Al hacer clic en generar factura para el hotel podrás ver una vista previa de la factura y finalmente al hacer clic en GUARDAR, LobbyPMS generará la factura y la enviará a la DIAN.
Inmediatamente te mostraremos un mensaje indicando que la factura fue recibida por la DIAN y enviaremos una copia al email del cliente como lo exige la DIAN. De igual forma podrás ver todas las facturas en un reporte donde se listan todos los documentos generados.
Si tienes dudas adicionales ¡No dudes en contactarnos!
