Cómo funciona un software para hoteles pequeños PMS
Un software para hoteles pequeños es algo fundamental para la operación de cualquier establecimiento de alojamiento ya sea un hotel, glamping o un Hostal.
Sin importar el tamaño que se tenga, es fundamental contar con un software de gestión hotelera que te permita visualizar el comportamiento de tu establecimiento y tener el control sobre lo que haces en el día a día. Este sistema de software se denomina PMS por sus siglas en inglés para Property Management System.
Con el desarrollo tecnológico en el que estamos inmersos hoy en día, es necesario que los hoteles pequeños, medianos y grandes cuenten con este tipo de herramientas tecnológicas (PMS hotelero) que les permitan manejar la operación optimizando tiempos y controlando el funcionamiento de sus propiedades.
En este blog te mencionamos características clave que debes considerar para elegir el PMS para hoteles pequeños que más se ajusta a tus necesidades y te permita ser más eficiente en la gestión de tu establecimiento:
7 características para el elegir el mejor software PMS para tu hotel
- Sin importar si tienes o no un hotel pequeño, debes tener en cuenta un PMS que te permita registrar toda la información transaccional que pasa por el establecimiento: los datos más relevantes de las reservas, el proceso de check in, la modificación de fechas o una nota aclaratoria de un huésped, son características que te ayudarán a gestionar de forma eficiente cada reserva.
- Debe tener una interfaz amigable que permita consultar la información de manera ágil. Acciones como ver la disponibilidad diaria con un solo click, o poder buscar rápidamente a un huésped por su nombre son fundamentales para la operación de tu hotel.
- Debe tener un módulo de reportes y estadísticas para evaluar la gestión y tomar decisiones. Seguro que un software para hoteles pequeños te dará información valiosa con la que antes creías no poder contar.
- Es importante que esté abierto a integraciones con otros sistemas con el fin de poder evolucionar en los servicios que te ofrece a futuro.
- Es recomendable que el PMS para hoteles pequeños sea lo más integral posible. Esto quiere decir, que no solo sirva para el registro de transacciones, sino que también te permita administrar las reservas, tener conectividad con diferentes canales de venta, y tener reservas por tu página web, entre otras funcionalidades.
- Que puedas administrar los diferentes niveles de permisos de usuarios de tu hotel. Este punto es muy importante pues no solo será una persona la que acceda a la información; por lo tanto, sin importar si es un hotel pequeño o grande, querrás mantener algunos módulos protegidos.
- En lo posible, busca opciones de PMS para hoteles pequeños que estén en la nube y que tengan acceso web. Esto te permitirá tener acceso a la información de tu hotel desde cualquier lugar.
¿Administración manual o con un software para hoteles?
Algunos establecimientos deciden llevar toda la información de forma manual por considerarse pequeños; sin embargo, existen en el mercado opciones de software hoteleros como LobbyPMS que se ajustan en precio y funcionalidad a estos establecimientos, y que les permiten ahorrarse dolores de cabeza. A continuación, queremos contarte algunos:
Desafíos con los que te encontraras si manejas la información información hotel de forma manual
| DESAFÍO | GESTIONAR INFORMACIÓN DE FORMA MANUAL | GESTIONAR INFORMACIÓN CON UN PMS |
| El gerente quisiera ver con qué ocupación cerraron las últimas 5 noches. | Te tomará tu tiempo contar cada reserva y dependiendo de cómo las tengas organizadas tendrás que sacar la información día por día. | Con un click encuentra sus ocupaciones diarias del hotel. |
| Un ama de llaves quisiera ver cuáles habitaciones se encuentran disponibles. | Puede ver algún archivo de Excel que seguramente no te dirá si el huésped ya salió o no, y por lo tanto tendrá que ir ella misma a verificar cada habitación. | Con un click en el software encuentras las habitaciones que ya hicieron check out y las que se encuentran disponibles. |
| Mercadeo y ventas: Un ejecutivo de ventas quiere saber cuáles son los principales generadores de ingresos para su hotel. | No se encuentra la información necesaria, porque generalmente cuando hacemos el proceso manual sólo tomamos el nombre y documento como información requerida. | Es posible encontrar toda la información sobre cuánto te ha producido un canal, una empresa o un cliente en el periodo que gustes. |
| Un cliente llama porque quiere hacer una reserva en la misma habitación y las mismas condiciones de la vez pasada. | El huésped espera mucho tiempo en la línea, mientras en la recepción buscan entre los archivos para saber cuál fue su última elección. | Con el software hotelero puedes realizar la búsqueda por el nombre del cliente y tendrás la información al instante. |
| Un huésped va a recepción y solicita hacer una extensión de estadía en el mismo tipo de habitación. | Puede pasar que le confirmes la extensión y no te des cuenta de que en otro archivo tenías una reserva haciendo check-in en uno de los días, por lo que tendrás un problema de sobreventa. | Te muestra con claridad en el calendario si cuentas con disponibilidad en el mismo tipo de habitación o no, sin ningún error. |
| Contraloría quiere hacer una auditoría sobre cuáles de las habitaciones entregadas tuvieron ingresos | Pueden existir habitaciones ocupadas o utilizadas que no generaron ingresos o puedes tener habitaciones ocupadas que ya salieron, pero aún no te realizan el pago. Esto puede generar confusión y te tomará tiempo tener el dato exacto. | Puedes hacer filtros de reservas pagas, reservas, check-out o chek-in, entre otras, lo cual te permitirá tener la información en línea y al día. |
Estos son tan solo algunos ejemplos de lo que se vive en el día a día y del porqué un software hotelero te ayuda a ser más eficiente.
Otros aspectos a tener en cuenta al elegir un PMS para hoteles pequeños
Ya hemos hablado sobre las funcionalidades y la importancia de contar con un software hotelero. Adicionalmente, existen otros aspectos que ya no tienen que ver con la funcionalidad, pero que debes tener en consideración al elegir tu PMS:
- Ten en cuenta que este sea un PMS muy amigable con el usuario final y sea muy fácil aprender a usarlo. Es importante que no tengas que invertir mucho tiempo en configuraciones y capacitaciones para su manejo, pues tendrás rotación de personal, y no es óptimo invertir 3 días en capacitar a un nuevo miembro, cuando hay muchas cosas importantes que requerirán de tu valioso tiempo.
- En la medida que estés en un lugar que tenga buena conexión, es ideal si este PMS se encuentra en la nube, pues tendrás conexión desde cualquier parte para poder revisar la información de tu hotel.
- Que el software hotelero tenga las funcionalidades básicas o que sea escalable a medida que vas necesitando más funcionalidades, que no te pase que haces una gran inversión y solo utilizas la mitad de sus funcionalidades.
- En algunos casos, es clave que tenga soporte local o en español, así como el manejo de tu moneda.
- Ten en cuenta que la idea es que tú mismo puedas hacer ajustes o cambios, sin necesidad de tener que acudir a un soporte.
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