Hoy, un Sistema de Gestión de Propiedades es una herramienta tecnológica fundamental en el sector hotelero. Organiza, programa y ejecuta acciones del día a día. Sigue leyendo para descubrir todo lo que este recurso puede hacer por tu negocio y por qué es clave que incluya un calendario de reservas.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Propiedades?

Este sistema, también conocido como PMS por su nombre en inglés (Property Management System), es un software operacional para manejar las funciones diarias de un hospedaje. Así mismo, centraliza y mantiene actualizados los grandes volúmenes de información cambiante que manejan los hoteles en su calendario de reservas, inventarios y otros. Esto permite que los negocios sean más eficientes, ya que los datos pueden ser consultados y modificados en tiempo real desde múltiples dispositivos.

Un poco de historia

Estas herramientas se remontan a la década de 1980. Originalmente, servían para monitorear reservas e inventario. Estaban alojados digitalmente en la propiedad y eran difíciles de mejorar de acuerdo a las necesidades del negocio. Con el tiempo, comenzaron a incluir gestión de ingresos, conectividad con sistemas GDS y ventas.

En años recientes, el auge de las tecnologías basadas en la nube llegó a los PMS. Sus facilidades y mejoras en temas de seguridad, movilidad y costos los hicieron populares, especialmente entre hoteles pequeños. Actualmente, este estilo de PMS ha estado avanzando hacia diseños que contemplan la integración con herramientas externas.

Lo que hace un PMS

Estas son las principales tareas que un PMS integral automatiza:

• Reservas desde diversas fuentes, centralizadas en el calendario de reservas.
• Acciones de ingreso y salida de huéspedes.
• Operaciones financieras como consultas de cuentas y balances generales.
• Planeación de actividades de huéspedes.
• Gestión de servicios de hospitalidad como habilitación de llaves; Internet, televisión y teléfono; consumo de mini bar, entre otros.
• Bases de datos de clientes para personalizar servicios y acciones de fidelización.
• Gestión de canales como agencias de viajes en línea, GDS y motores de reservas.
• Manejo de asuntos de mantenimiento de instalaciones.
• Manejo de inventario de suministros.
• Reporte de los KPI.

Específicamente, el calendario de reservas es un componente vital de un buen PMS. Provee un panorama general del hotel en aspectos clave como ocupación, pagos pendientes y tarifas por temporada. Veamos en detalle.

El poder del calendario de reservas

Se podría decir que el calendario de reservas es el corazón de un PMS. Como mencionamos, permite conocer el estado general de la ocupación del hotel con una mirada.

Una funcionalidad de calendario de reservas verdaderamente útil abarca los siguientes aspectos:

• Creación inmediata de reservas sin utilizar otros módulos del sistema.
• Visualización clara del estatus actual de las reservas. Con frecuencia se utilizan colores para identificar reservas en curso, en salida, con pagos parciales o sin pagar, por ejemplo.
• Disponibilidad directa de datos asociados a las reservas: información del huésped, fechas de ingreso y salida, alojamientos habilitados, etc.
• Gestión sencilla de movimientos. Por ejemplo, permite pasar una reserva de una habitación a otra en caso de que haya sido sobrevendida. También posibilita la transferencia de reserva y el cambio de tarifa a la hora de hacer un mejoramiento o upgrade.
• Administración directa de tarifas aplicadas a las reservas dependiendo de la estrategia que el hotel tenga en curso.

De esta manera, el calendario de reservas le otorga a un PMS el poder de comandar el componente más esencial del funcionamiento de un hospedaje: las reservas y el flujo de huéspedes.

¿Por qué necesitas un Sistema de Gestión de Propiedades?

Como ves, un PMS de calidad puede ocuparse de muchas tareas importantes en
tu negocio. De esta manera, trae múltiples beneficios. Un PMS sólido contribuye a:

• Disminuir errores administrativos.
• Integrar los distintos departamentos del hotel: recepción, servicios, gerencia, etc.
• Agilizar y profesionalizar la gestión del hotel.
• Acceder de manera sencilla a datos importantes sobre huéspedes, ocupación e inventario, entre otros.
• Supervisar de cerca y fácilmente los movimientos financieros del hotel.

Así, un buen PMS ayuda a satisfacer diversas necesidades de un hotel, sin importar si está en crecimiento o es una cadena.

Eficiencia

Los hoteles son negocios que se benefician de operar eficientemente, ya que esto usualmente se traduce en clientes con expectativas cumplidas. Un PMS automatiza, digitaliza y centraliza funciones y datos de las operaciones hoteleras cotidianas.

Información actualizada

Adicionalmente, un PMS completo aporta a la toma de decisiones ágiles e informadas en tiempo real. Lo hace ofreciendo datos que siempre están actualizados y que pueden ser revisados desde cualquier dispositivo conectado al sistema.

Movilidad y escalabilidad

Un hotel en crecimiento necesita acceder a la información vital sobre su funcionamiento cuando sea y en donde sea. Los PMS son una ventana directa. Así mismo, son una herramienta fácilmente escalable para abarcar más ubicaciones futuras de tu negocio.

Integración tecnológica

Los PMS de hoy permiten integraciones con otros recursos tecnológicos usados en hoteles. Es el caso de plataformas de pago, sistemas de punto de venta (POS), channel managers y sistemas de contabilidad, entre otros.

Hoy en día, la tecnología hotelera es una necesidad para llevar un negocio con central para administrar las operaciones cotidianas de forma sencilla, eficiente y, sobre todo, integral. A su vez, una funcionalidad óptima de calendario de reservas le permite al hotelero visualizar y manejar las variables propias del flujo
de huéspedes en un solo lugar y desde cualquier pantalla.