La gestión hotelera y turística tiene diversos procesos que le permiten a los negocios funcionar exitosamente. Uno fundamental para operar eficientemente es el control diario de un hotel. Este conjunto de acciones da una vista panorámica, aterrizada y oportuna del estado de tu hospedaje. Te contamos todo lo que necesitas para hacerlo correctamente.

¿En qué consiste el control diario de un hotel?

La naturaleza de los negocios hoteleros hace que haya una gran cantidad de acciones y procesos que suceden cada día y durante las 24 horas. Este aspecto particular de los hospedajes hace que sea necesario conocer constantemente en detalle el panorama integral del negocio para gestionarlo de forma adecuada.

De eso se trata el control diario de un hotel. Este proceso abarca numerosas acciones que dan cuenta del estado del negocio a lo largo del día. En especial, una parte crítica de este control es la recopilación de las operaciones de la jornada y el cotejo de las transacciones relacionadas con el cliente con las transacciones hechas en cada área del hotel.

Con frecuencia, este control se realiza durante horas de la noche por diversas razones. A nivel general, durante ese horario el personal administrativo necesita responder a menos peticiones de los huéspedes. Así mismo, las horas de ingreso y salida de los huéspedes ya han pasado, lo que da una imagen más estable del estado del hotel en tiempo real.

Adicionalmente, es común revisar los informes generados por  las herramientas de tecnología en hoteles hasta que finaliza la jornada. Es decir, cuando el sistema marca la medianoche.

Tareas comunes del control diario de un hotel

Así las cosas, cuando se piensa en cómo administrar un hotel, el control diario es sin duda un elemento que no puede faltar. Las tareas centrales que usualmente se incluyen en esta revisión son:

• Evaluar las actividades financieras del hotel de esa jornada.
• Conciliar pagos de huéspedes.
• Conciliar reportes de cierre de cajas de recepción.
• Preparar facturas de las salidas del día siguiente.
• Revisar disponibilidad y reservas de habitaciones para el día siguiente.
• Preparar el consolidado de ventas junto con un reporte de indicadores de gestión como ADR, RevPAR, lenght of stay etc a diario.
• Control de gastos del día y sus validaciones respectivos.

Elementos vitales para hacer el control diario de un hotel

Con estas tareas globales en mente, revisemos lo que se necesita puntualmente para que el control diario de un hotel sea efectivo y verdaderamente contribuya a la correcta administración de un negocio.

Reporte diario

Este informe muestra la información de ingresos del día que acaba de concluir. Lo clave de este reporte es que compara esos datos con los de otros periodos. Por ejemplo, con los de hace un mes o un año. También puede contrastarlos con lo que está estipulado en el presupuesto del negocio.

De esta manera, el reporte diario permite medir y monitorear el desempeño del hospedaje.

Reporte de ingresos

Este se relaciona con el reporte diario. Se trata de datos de ingresos asociados con movimientos del hotel como llegada de huéspedes, ausencias y cancelaciones. Por ello, debe incluir información de los diversos canales de distribución del hotel como el motor de reservas propio y las OTAs (agencias de viajes en línea)

Reporte de habitaciones y/o forecast

Esta es información esencial para construir el panorama del estado de un hotel. Incluye los niveles de ocupación y la disponibilidad durante los próximos días. También datos sobre ingresos, salidas, ausencias asociadas a reservas y cancelaciones.

Reporte de impuestos

Recoge la información tributaria sobre ingresos por reservas y por otras fuentes. Es el caso de impuestos de servicios (IVA, ICO), por ejemplo.

Reporte de caja

Es una lista detallada de la actividad de caja de los distintos ambientes o áreas dentro del hotel. Abarca entrada y salida de dinero en efectivo y operaciones con tarjeta de crédito u otras formas de pago creadas por el hotel.

Reporte de gastos

Consiste en datos relacionados con recibos y retiros de dinero en efectivo y compras que realiza la propiedad para su operación diaria.

Otros elementos a considerar

Si bien los anteriores son los componentes esenciales del control diario de un hotel, hay otros que pueden ayudar en la toma de decisiones fundamentales y estratégicas.

• El reporte es una lista de datos estadísticos sobre la ocupación del día que acaba de pasar. Por ejemplo: habitaciones disponibles, habitaciones ocupadas, habitaciones vendidas, tarifa estándar, cantidad de huéspedes, cantidad de ausencias, etc.
• El reporte de tarifas promedios muestra la tarifa aplicada a cada habitación o huésped según sea el caso, sus diferencias de la tarifa estándar y la composición de ingresos de acuerdo a estas.

Importancia del control diario de un hotel

Como ves, el control diario de un hotel es muy importante porque es la ventana directa a los movimientos financieros de un hospedaje. Sin él, el personal administrativo de un hotel no puede saber si la jornada ha transcurrido de acuerdo a lo previsto. Además, no puede estimar si el comportamiento de los ingresos es el esperado de acuerdo con la estrategia del negocio.

Afortunadamente, la tecnología hotelera nos da una mano para que un proceso de tal importancia se desarrolle correctamente. En la actualidad, un Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) sólido como LobbyPMS, creado especialmente para propiedades medianas y pequeñas tiene el poder de recopilar y manejar la información que se necesita para ejecutar el control diario de un hotel.