Es común encontrar que líderes y dueños de hoteles inviertan más energía en obtener nuevos y mejores ingresos, que en controlar la forma como ese mismo dinero sale de sus bolsillos. Con la salida de dinero nos referimos a los pequeños gastos que no son fáciles de identificar; a menos que se tenga un real control sobre las “fugas de dinero”. Los grandes egresos se controlan solos, pero son los “egresos hormiga” los que realmente hacen la diferencia.

Tener un control de las fugas de dinero requiere de una estrategia integral. La operación, la administración y el personal del hotel deben estar comprometidos con el mismo objetivo de cuidado y control del dinero. Si alguna de las partes no funciona correctamente, los resultados financieros negativos serán claros a simple vista. Sobra decir que un software hotelero como LobbyPMS, que centraliza la operación y administración del hotel; ayuda a controlar las fugas de dinero a través de múltiples funcionalidades que veremos más adelante.

¿Cuáles son los puntos claves a controlar para evitar fugas de dinero en su hotel?

Para comprender mejor de dónde provienen estas ineficientes salidas de recursos, creamos dos grandes grupos: Fugas operativas y Fugas Administrativas. Una vez más, de la alineación efectiva de esos dos grupos depende el éxito de la inexistencia de fugas de dinero. Comenzaremos con la parte operativa del hotel:

Fugas Operativas

Control de inventarios e insumos

Generalmente el almacenamiento de los inventarios e insumos debe estar en un solo lugar (esto puede variar de acuerdo al tamaño del hotel). Para tener un mayor control, a este lugar solo debe tener acceso 1 persona. Esta persona debe tener ciertos procedimientos y políticas bajo las cuáles deberá regirse y trabajar. ¿El resultado? Control efectivo de los productos que usted compra y usa en el hotel, del presupuesto, y por supuesto, cero fugas.

Revisión de productos finales para la venta

Deben existir controles dentro del hotel para registrar todo lo que es vendido al cliente final. Por ejemplo: bebidas alcohólicas y no alcohólicas, platos ya preparados en su totalidad; entre otros. Todo debe ser registrado al momento de la entrega del producto al cliente final.

Definición de permisos de usuarios

No todas las personas pueden controlar el stock de inventarios, o las ventas por el canal directo, o la definición de tarifas. Entre más personas puedan modificar el mismo elemento, más posibilidad de fugas pueden existir. Brindar los permisos correctos a cada integrante del equipo es clave para este ser exitoso en este punto.

Control eficiente de los canales de venta

Recibimos reservas por distintos canales de venta, y parte del éxito es definir las tarifas correctas para cada una de ellas. Vender por debajo o por encima del precio real es pérdida desde el punto de vista monetario o de demanda. Una correcta definición de tarifas para cada canal y una persona que dedique su tiempo a administrar correctamente esta parte del negocio; hará que podamos tener los mejores ingresos posibles. Por otro lado, y no menos importante, es clave tener definido por donde entrará el dinero de las reservas realizar a través de los distintos canales de venta. 

Revisión de los medios y formas de pago por parte del cliente

Sea tarjeta de crédito, débito, efectivo, o cualquier otro medio de pago, es importante definir cómo y quién recibe el dinero en el hotel. Definir las políticas, responsabilidades y procesos hará que tengamos la cantidad mínima posible de fugas de dinero.

Atacar el robo hormiga

Controlar el dinero que maneja cada persona del hotel de forma minuciosa es casi imposible. Sin embargo, podemos crear políticas de control y procesos que minimicen estos hechos. El robo hormiga es lo que más puede desbalancear nuestra caja, así que nunca olvide poner mucha atención a este punto.

Prestar atención a la auditoría nocturna

No revisar los cargos, devoluciones, ingresos, egresos, etc. del hotel es fatal. No hay nada mejor que una buena auditoría nocturna para saber que todo se realiza de la forma correcta. Contar con una persona de confianza y que realice lo procesos correctamente será clave para evitar muchas fugas de dinero.

Control de turnos de empleados

Controlar los horarios y responsabilidades de nuestros empleados hará que podamos hacer seguimiento a cada movimiento dentro del hotel. Rastrear cada acción y su responsable es servirá para establecer control y generar nuevas estrategias a futuro.

Productividad ineficiente

El tiempo de cada colaborador es oro. Si se definen bien los objetivos y procesos de; por ejemplo, el personal de limpieza del hotel, casi nunca tendremos pérdida de tiempo. Después de definir tiempos, responsabilidades, realizar una buena capacitación y crear ciertos procesos de control, tendrá como resultado una reducción en las fugas de tiempo, y con ello, las fugas de dinero. 

Falta de un software que centralice la operación

Son muchos frentes que cubrir de forma manual. Un software hotelero, como LobbyPMS, ayudará a sistematizar y centralizar procesos. La comunicación será más efectiva entre todas las áreas. No contar con ello sería exponer al hotel totalmente a las fugas de dinero y a la falta de control en todo sentido.

Fugas Administrativas

Es importante entender que desde la operación se dan las mayores fugas de dinero. Sin embargo, la mayoría de ellas se pueden evitar si desde el equipo administrativo se establecen las políticas y estrategias correctas para controlarlo. Aquí algunas ideas desde donde usted puede trabajar para evitarlas fugas de dinero de su hotel. Las agrupamos en cuatro subgrupos:

Contar con procesos claros

• Establecer procesos operativos y de control para cada una de las áreas del hotel. No importa el tamaño del área del hotel, el sistema siempre ayudará a establecer reglas y controles.

• Revisar la forma como se administra el dinero generado a través de los distintos canales de venta como Booking, Expedia, página princiapl del hotel, entre otros. ¿Cómo pagan las plataformas? ¿A qué cuenta? ¿Quién recibe el dinero?

• Definir y capacitar correctamente al personal contable y operativo sobre la forma como funcionan los cobros y pagos de impuestos. Esto varía según nacionalidades, edad, tipo de productos, etc.

Estrategia inexistente o equivocada

• Todo hotel debe contar con una estrategia, un norte, una idea que dirija el barco hacia el puerto final. Con la ausencia de ella, todo camino será ideal y con ello, los resultados nunca serán como se esperan.

• Los precios deben estar alineados con el cliente objetivo. Varía según sea la categoría del hotel, la zona en la que se encuentre, el cliente que queremos captar, etc.

• Realizar presupuestos correctos, alineados con el objetivo final del hotel

• La operación del hotel será más eficaz con un mercado claramente definido. Prueba de ello es la correcta adquisición de equipos, muebles y demás elementos. 

• Los inventarios deben revisarse periódicamente (mensual, trimestral, semestral). Este proceso debe ser minucioso para poder encontrar las posibles fallas.

• Revisar que sus proveedores sigan siendo competitivos en producto y precio. No está mal cambiar de proveedor cada vez que las condiciones ofrecidas ya no cumplan con lo que desea o con lo que muestra el mercado.

• Una vez más, el control es primordial. Toda estrategia debe tener procesos de control que certificarán si hay o no puntos por mejorar.

• La estrategia siempre debe incluir un ítem que hable del software a usar en el hotel. Este será clave para poder controlar efectivamente todas las áreas del hotel.

Liderazgo confuso o inexistente

• Un buen líder entiende que la comunicación eficiente es lo más importante. Por eso, comunicar el camino y objetivo al que se desea llegar hará que los colaboradores trabajen con más dedicación y honestidad. 

• Siempre tener al mejor personal posible

• Un buen líder no realiza todo, en cambio, delega y responsabiliza. Para lograrlo, deben existir procesos claramente definidos. Sin ello, la responsabilidad se hace ineficiente. 

• Las prioridades y responsabilidades no pueden ser confusas. Claridad es un elemento clave en la comunicación y delegación. 

• Un buen líder logra que todos sus colaboradores se apropien de la empresa y que trabajen fuertemente por el éxito de la misma.

Políticas ineficientes o inexistentes

Las políticas son parte esencial en toda empresa. Con ello, se rige el comportamiento de la empresa y el de todos los colaboradores que pertenecen al hotel. Estas deben ser claras y aplicadas cuando sea necesario. Las políticas pueden ser de procesos, responsabilidades, de control, ventas, presupuestos, manejo de caja, inventarios, activos; entre otros. Estas políticas pueden existir para clientes, proveedores y colaboradores.

¿Cómo un sistema PMS ayuda a evitar fugas de dinero de su hotel?

Un PMS (Property Management System) o software hotelero es hoy en día el gran aliado para los hoteles. A través de ellos se centraliza la información para alcanzar los objetivos de ventas y operación establecidos por los dueños del hotel. Junto con procesos bien establecidos, su PMS logrará brindarle información clave para evitar fugas de dinero de su hotel.

Con el PMS podrá:

• Tener distintos puntos de ventas dentro de su hotel. Por ejemplo: restaurantes, recepción, spa, etc.

• Controlar los permisos y acciones que puede realizar cada usuario/colaborador del hotel

• Controlar el inventario que ingresa y sale del hotel.

• Cruzar la información que genera cada una de las áreas

• Centralizar en un solo punto las reservas que se generan en todos los canales de venta del hotel.

• Controlar los ingresos y egresos de dinero. Además, podrá saber desde qué punto se realizaron las transacciones. 

• Contar con una base de datos de clientes. Esto le ayudará a prestar un mejor servicio, a realizar campañas de marketing, entre otros.

• Generar facturas automáticas con cada servicio prestado.

• Controlar los turnos de sus colaboradores. 

• Controlar las tareas diarias de las distintas áreas con las que cuente el hotel. 

• Generar reportes con estadísticas para realizar validación y control de información.

• Generar balances que lo ayudarán a identificar en donde están las fallas y las fugas de dinero.

¿Cuáles son las herramientas que tiene Lobby que ayudan a controlar la fuga de dinero?

LobbyPMS es un gran ejemplo de un PMS o software hotelero que ayuda a controlar las fugas de dinero de su hotel. Aquí le mencionaremos las funcionalidades que tiene Lobby para controlarlas eficientemente:

Calendario y operación hotelera

Gestione sus reservas de una forma sencilla y rápida con el calendario de reservas de LobbyPMS

Channel Manager

Ahorre horas de trabajo con Channel Manager, actualizando automáticamente la disponibilidad en las principales agencias online

Interfaz para punto de venta

Controle todas sus ventas de productos y servicios. Por ejemplo: Bar, restaurante, tours, lavandería o cualquier otro artículo.

Control de cajas y turnos

Registre y controle los cierres de cada turno. Configure varias cajas, revise saldos y traslade fondos.

Control de inventarios

Control de inventarios de todos los productos de venta. Configure bodegas y supervise el stock en todo momento.

Reportes contables y estadísticas

Reportes de facturas, impuestos, ventas, consolidados, ingresos y egresos. Además, conozca datos como las estadísticas de ocupación, ADR y RevPAR.

Usuarios y permisos

Cree usuarios ilimitados para todos sus administradores y colaboradores. Por supuesto configure permisos de accesos y controles.

Housekeeping

Identifique en tiempo real las habitaciones que requieren limpieza y la asignación del personal encargado

Control de gastos

Registre y controle gastos como: servicios públicos, arriendo, colaboradores, entre otros.

Lista de clientes y proveedores

Busque los proveedores y clientes fácilmente. Exporte e importe todos los datos en formato Excel o PDF

Finalmente, no olvide que si es propietario o administrador de un negocio de alojamiento puede ingresar a www.lobbypms.com para solicitar una demostración y una prueba gratis de 15 días de la plataforma. Un asesor lo contactará para enseñarle todas las funcionalidades y en cuestión de una hora podrá contar con su software de gestión hotelera.