Los datos son sólo números hasta que se convierten en información. Los hoteles necesitan información constante para tomar decisiones comerciales y operativas como determinar cuáles deben ser Ingresos para un hotel.

Desde el punto de vista de revenue management necesitamos que la información nos ayude a pronosticar el futuro. Un pronóstico de ingresos es esencial para un hotel.

Pero nadie tiene una bola de cristal para saber certeramente cómo se comportará la ocupación o la tarifa promedio. Pero podemos hacer nuestro mejor intento a través de un pronóstico basado entre muchos datos, en la información histórica.

El problema hoy es que, con la pandemia y reactivación del turismo, la información histórica no se puede tomar como un dato replicable a la nueva realidad, al menos hasta que los indicadores de turismo se regulen con el tiempo.

¿Por qué es importante hacer un pronóstico desde revenue management?

No sólo para tener un estimado de ingresos hoteleros u ocupación.

El pronóstico es una herramienta que todos los hoteleros deberían utilizar sin importar su tamaño ya que les permite tomar decisiones importantes. Por ejemplo, cuánto personal requiere en ciertas fechas o si tienen que contratar personal extra temporal.

Con un pronóstico de ingresos, un hotel podría determinar que tiene que dejar un ala o un piso entero del edificio sin recibir reservas y así ahorrar en electricidad, limpieza y otros costos. O también, si se espera una alta ocupación, subir la tarifa y gestionar las restricciones para las últimas habitaciones en ser vendidas.  

Sin un pronóstico, estamos maniobrando un barco a la deriva en un mar que podría tener complicaciones de marea, tormentas y otros desastres que no podríamos anticipar a tiempo.

Sin un pronóstico caemos en manos del mercado y le damos el poder de precio a los clientes, competidores e intermediarios como OTAs.

Nuestra tarea como hoteleros es entender cómo aumentar los ingresos de un hotel haciendo uso de datos a nuestro alcance y buscando información para darle mayor certeza a nuestro pronóstico.

¿Usualmente, cómo se hace un pronóstico de ingresos para un hotel?

Existen muchas formas de elaborar un pronóstico de ingresos para un hotel. Debemos partir de las características del hotel como su ubicación, estacionalidad, dependencia de ciertos tipos de negocio (turistas, corporativo, grupos, etc) y luego decidir cuáles son las variables que más afectan a la demanda (que es lo que finalmente queremos pronosticar), aquí una lista de algunas de ellas:

Información histórica de las ventas del hotel:

Definitivamente lo que pasó en años anteriores puede volver a pasar. Por ejemplo, fechas importantes del año con mayor flujo de huéspedes, meses de vacaciones del segmento mayoritario, entre otros. Esta información suele estar almacenada en el hotel PMS o Software Hotelero.

Información actual en libros:

Es importante tener registrada la información en nuestro sistema de reservas hoteleras sobre todas las reservas que tenga el hotel actualmente para las fechas futuras.

La forma más sencilla es contar con un PMS para hoteles pequeños, medianos o grandes. Éste nos brinda información de nuestros huéspedes y de su comportamiento de reserva, desde la reserva y bienvenida en la recepción hasta la propia estadía. Y nos permite usar estos datos como parte del análisis para realizar un pronóstico.

Por ejemplo, saber con cuánto tiempo de anticipación hicieron su reserva los huéspedes de cierto segmento nos ayudará a saber con qué ritmo suele reservar ese tipo de clientes a medida que se acerca su fecha de estadía.

Información de tendencias de mercado:

El hotel no está aislado del mundo, es parte de un ecosistema donde tiene un micro ambiente. Éste está compuesto por sus competidores, clientes, proveedores y canales de venta. Por ello es importante revisar qué es lo que está ocurriendo en este micro ambiente. Por ejemplo, cambios en la ocupación de competidores o tendencia en el comportamiento del viajero que influye en la forma de realizar una reserva.

Grupos y eventos que brinden volumen de reservas:

Además de tener presente las fechas festivas en el calendario, especialmente si uno recibe huéspedes nacionales, es relevante buscar información sobre eventos pequeños, medianos y grandes con potencial a generar demanda de clientes para el hotel.

Estos grupos de personas pueden representar desde unas cuantas noches reservadas a tener un volumen grande de reservas generadas. Esta es una variable que hace que tomemos decisiones en la gestión de los ingresos o revenue management. Toda esta información deberá generar ajustes de tarifa y disponibilidad en nuestro sistema de reserva online.

Una mirada constante a la competencia:

Esta debe ser una de las prácticas más frecuentes y recomendadas para todos los hoteleros.

Tener una mirada diaria a la tarifa de la competencia ayuda a revisar nuestro posicionamiento de forma constante. Antes es importante elegir muy bien nuestro set competitivo primario y secundario.

¿Por qué los datos históricos ahora no son tan útiles para un pronóstico de revenue management?

Como descrito arriba, se suele utilizar datos históricos de ocupación, tarifa y demanda de años pasados como parte de las variables para pronosticar los ingresos por reserva de habitaciones.

Dada la coyuntura mundial de la pandemia el comportamiento de este año y probablemente de los siguientes 2 a 3 años no tengan relación ni comparación con los datos históricos. Estamos en un momento de la historia en la que muchas empresas hoteleras están creando nuevos datos, nuevas tendencias. Estamos en una época donde el comportamiento de viajes está en pleno cambio.

Pero llegará el momento de utilizar nuevamente los datos históricos con la importancia que tenían antes de la pandemia una vez que la recuperación del turismo y demanda se estabilice.

Por ello es primordial que dentro de los diversos tipos de sistemas de reservaciones de hoteles elijas los sistemas hoteleros para recepción más ideales que te permita almacenar de forma correcta todos estos nuevos datos del nuevo comportamiento de viajes, es una etapa de cambio y queremos estar del lado correcto, ¿verdad?

¿Cómo puedo hacer un pronóstico de revenue management de ahora en adelante?

Muchas de las variables que vimos en este artículo seguirán vigentes para trabajar un pronóstico, los datos históricos necesitan ser puestos a un lado por un tiempo. Una de las metodologías más recomendables es la creación de escenarios.

Un escenario es una situación de riesgo e incertidumbre sobre el futuro que nos permite planificar las acciones del presente.

Lo usual es contar con escenarios positivos, intermedios y negativos. Y, de esta manera, elaborar planes de acción que se ajusten a la situación en cualquiera de estos tres escenarios.

Cada hotel necesita elegir una serie de variables a tomar en cuenta que le permitirán saber qué esperar del futuro. Por ejemplo, si un hotel depende mucho de la conectividad aérea entonces la apertura de vuelos es una variable clave a tomar en cuenta.

variables que podríamos utilizar para nuestra construcción de escenarios:

• Porcentaje de ocupación, donde podamos revisar el ritmo de mejora o desmejora de las reservas dormidas. Un incremento del ritmo será uno de los indicadores de aceleración de la ocupación.
• Cancelaciones de reserva, al igual que el ritmo de ocupación, las cancelaciones nos ayudan a entender la tendencia del mercado.
• Evolución de contagios, aquí queremos revisar también el ritmo de incremento o disminución de casos diarios.
• Cantidad de vuelos aéreos o conectividad aérea, en especial si para tu hotel es muy relevante la apertura de los vuelos comerciales. Una alternativa puede ser también la apertura de conectividad terrestre.
• Apertura de destinos clave, podría ser un monumento histórico o una atracción que sabes que genera siempre alta demanda.
• Tendencia de búsqueda de hoteles, nos ayuda a ver cómo se está comportando parte de la intención de reserva desde el paso de la búsqueda de información.

Ten en cuenta que para construir los escenarios necesitas asignar un nivel de importancia a cada variable, esto depende de las que sean importantes para el hotel. 

El mejor consejo que podemos darte es invertir en la tecnología correcta para que todos estos datos de las reservas queden correctamente registrados.

Lobby PMS es la herramienta tecnológica que te ayudará a centralizar no sólo las reservas, sino a llevar un registro de todos esos datos que te ayudarán a realizar un pronóstico para tu estrategia de gestión de ingresos.

Fotos: Freepik y Pexels