Hoje, um Sistema de Gestão de Propriedades é uma ferramenta tecnológica fundamental no setor hoteleiro. Organizar, programar e executar ações do dia a dia. Continue lendo para descobrir tudo o que esse recurso pode fazer pelo seu negócio e por que é essencial incluir um calendário de reservas.
O que é um Sistema de Gestão de Propriedades?
Este sistema, também conhecido como PMS (Property Management System), é um software operacional para gerenciar as funções diárias de um hotel. Ele também centraliza e mantém atualizados os grandes volumes de informações variáveis que os hotéis gerenciam em seus calendários de reservas, inventários e outros. Isso permite que as empresas sejam mais eficientes, pois os dados podem ser acessados e modificados em tempo real a partir de vários dispositivos.
Um pouco de história
Essas ferramentas datam da década de 1980. Originalmente, elas eram usadas para monitorar reservas e inventário. Eles eram hospedados digitalmente na propriedade e eram difíceis de atualizar para atender às necessidades comerciais. Com o tempo, eles começaram a incluir gerenciamento de receita, conectividade com sistemas GDS e vendas.
Nos últimos anos, o surgimento de tecnologias baseadas em nuvem chegou aos PMS. Suas instalações e melhorias em termos de segurança, mobilidade e custos os tornaram populares, especialmente entre pequenos hotéis. Atualmente, esse estilo de PMS vem evoluindo para projetos que contemplam integração com ferramentas externas.
O que faz uma TPM
Estas são as principais tarefas que um PMS abrangente automatiza:
- Reservas de diversas fontes, centralizadas no calendário de reservas.
- Ações de check-in e check-out dos hóspedes.
- Operações financeiras, como consultas de contas e balanços.
- Planejando atividades para convidados.
- Gestão de serviços de hospitalidade, como fornecimento de chaves; Internet, televisão e telefone; consumo de frigobar, entre outros.
- Bases de dados de clientes para personalização de serviços e ações de fidelização.
- Gestão de canais como agências de viagens online, GDS e motores de reservas.
- Lidando com problemas de manutenção de instalações.
- Gerenciamento de estoque de suprimentos.
- Relatório de KPI.
Especificamente, o calendário de reservas é um componente vital de um bom PMS. Fornece uma visão geral do hotel sobre aspectos importantes, como ocupação, pagamentos pendentes e tarifas sazonais. Vamos ver em detalhes.
O poder do calendário de reservas
Poderíamos dizer que o calendário de reservas é o coração de um PMS. Como mencionamos, ele permite que você saiba rapidamente o status geral de ocupação do hotel.
Um recurso de calendário de reservas realmente útil abrange os seguintes aspectos:
- Criação imediata de reservas sem utilização de outros módulos do sistema.
- Exibição clara do status atual das reservas. As cores são frequentemente utilizadas para identificar reservas em andamento, em andamento, com pagamentos parciais ou não pagos, por exemplo.
- Disponibilidade direta de dados associados às reservas: informações dos hóspedes, datas de check-in e check-out, acomodações disponíveis, etc.
- Gerenciamento de movimento simples. Por exemplo, ele permite que você mova uma reserva de um quarto para outro caso ela esteja superlotada. Ele também permite transferências de reservas e alterações de tarifas ao fazer upgrade.
- Administração direta das tarifas aplicadas às reservas em função da estratégia que o hotel tem em curso.
Dessa forma, o calendário de reservas dá ao PMS o poder de comandar o componente mais essencial da operação de uma hospedagem: reservas e fluxo de hóspedes.
Por que você precisa de um Sistema de Gestão de Propriedades?
Como você pode ver, um PMS de qualidade pode cuidar de muitas tarefas importantes em
seu negócio. Dessa forma, traz múltiplos benefícios. Um PMS sólido contribui para:
- Reduza erros administrativos.
- Integrar os diferentes departamentos do hotel: recepção, serviços, gestão, etc.
- Simplifique e profissionalize a gestão hoteleira.
- Acesse facilmente dados importantes sobre hóspedes, ocupação, inventário e muito mais.
- Monitore de perto e com facilidade as transações financeiras do hotel.
Dessa forma, um bom PMS auxilia no atendimento de diversas necessidades de um hotel, seja ele em crescimento ou uma rede.
Eficiência
Os hotéis são empresas que se beneficiam de uma operação eficiente, pois isso geralmente se traduz em clientes com expectativas atendidas. Um PMS automatiza, digitaliza e centraliza funções e dados das operações diárias do hotel.
Informações atualizadas
Além disso, um PMS completo contribui para uma tomada de decisão ágil e informada em tempo real. Ele faz isso oferecendo dados que estão sempre atualizados e podem ser revisados de qualquer dispositivo conectado ao sistema.
Mobilidade e escalabilidade
Um hotel em crescimento precisa de acesso a informações operacionais vitais a qualquer hora e em qualquer lugar. A TPM é uma janela direta. Eles também são uma ferramenta facilmente escalável para cobrir mais locais futuros do seu negócio.
Integração tecnológica
O PMS atual permite integrações com outros recursos tecnológicos utilizados em hotéis. É o caso de plataformas de pagamento, sistemas de ponto de venda (POS), gerenciadores de canais e sistemas de contabilidade, entre outros.
Hoje, a tecnologia hoteleira é uma necessidade para administrar um negócio com foco na gestão das operações do dia a dia de forma simples, eficiente e, acima de tudo, abrangente. Por sua vez, uma funcionalidade de calendário de reservas otimizada permite ao hoteleiro visualizar e gerir as variáveis inerentes ao fluxo
de convidados em um só lugar e de qualquer tela.
