A partir de Agosto de 2018,  LobbyPMS habilita el servicio de factura electrónica en Colombia, gracias a una nueva integración realizada con FACTURA 1 SAS proveedor autorizado por la DIAN.

 


Clic aquí para enterarte sobre el funcionamiento de la factura electrónica implementada por la DIAN, sus características y porque será obligatoria en COLOMBIA. 


 

Si estás interesado en implementar  la nueva factura electrónica habilitada por la DIAN para Colombia, debes completar cada uno de los siguientes pasos que se describen en detalle en el presente artículo.

1. Solicitar la  pre- activación al equipo de LobbyPMS. 

Envía un email a [email protected] con las siguientes especificaciones:

Asunto del email:

Solicitud de Pre-activación

Mensaje:

Establecimiento: Aquí el nombre del hotel

Contacto: Nombre del administrador o persona encargada del proceso de factura electrónica.

Documentos adjuntos: 

2. Registrarse en la DIAN como facturador electrónico indicando como proveedor a Factura 1 SAS

Ingresa al Micrositio de la DIAN con los datos de acceso habilitados para tu NIT. En la parte izquierda haga clic en la opción factura electrónica  y luego clic en Registro como facturador electrónico.

 

En la parte derecha se mostrará la información de su empresa, indicando el tipo de facturador que la DIAN le ha asignado, y que puede ser VOLUNTARIO u OBLIGADO . No tiene que editar ninguna información , solo haga clic en GUARDAR para confirmar que desea continuar con el proceso.

 

Al dar clic en el botón “Guardar”, se presentará el mensaje que aparece en la siguiente pantalla, ante
lo cual deberá decidir si desea continuar con el proceso, caso en el cual deberá pulsar el botón
“Aceptar”; o en caso de tomar la decisión de no continuar con el registro como Facturador Electrónico
deberá dar clic en el botón “Cancelar”

Mensaje para VOLUNTARIOS

Mensaje para OBLIGADOS

Al aceptar el registro recibirá un mensaje de registro exitoso como aparece a continuación. En caso de recibir un mensaje de error o algo diferente comuníquese con nuestro equipo de soporte para indicarle que hacer.

Ahora ingrese a la opción Asociar proveedor o software para facturador electrónico. Luego selecciona la opción FACTURA 1 SAS y en el listado de Software selecciona la última opción que comienza con el número 900. Haga clic en agregar y luego la opción GUARDAR.

Si el facturador electrónico es Voluntario el mensaje es el siguiente:

Si es un facturador electrónico voluntario desde este momento empezarán a contar los términos para que la DIAN, mediante Resolución, lo habilite para actuar como Facturador Electrónico Voluntario, en la cual le indicará la fecha en que debe empezar a facturar electrónicamente sus operaciones. Terminado este proceso, se deben contemplar 20 días hábiles, en los cuales la DIAN, genera la autorización como facturador electrónico; notificando a la empresa de manera física.

La comunicación física que emite la DIAN es algo como esta imagen:

 

Si es un facturador electrónico Seleccionado por la DIAN a través de Resolución, con ejecutar la acción de asociar software quedará Habilitado, situación que le será comunicada con este mensaje:

A partir de este momento deberá facturar electrónicamente sus operaciones, de acuerdo con los dispuesto en las normas vigentes.

Con la expedición y notificación de la Resolución de Habilitación de facturadores electrónicos
voluntarios o con la expedición de la Resolución de Facturadores Electrónicos Seleccionados se inicia el proceso de actualización del RUT que lo realizará la DIAN de oficio, mediante el cual se incluirá la nueva responsabilidad que está adquiriendo en materia de Facturación Electrónica código 36 o 37. Esta actualización también es notificada en físico a la compañía. El tiempo que se tarde en generar esta actualización varía según criterio interno de la DIAN. 

IMPORTANTE: 

  • El proceso de confirmación de todo el proceso por parte de la DIAN puede tardar entre 5 y 8 semanas por lo que recomendamos realizar el proceso de habilitación como facturador con buen tiempo de anticipación.
  • Una vez reciba de la DIAN la resolución que lo confirma como facturador electrónico y además reciba la confirmación de actualización del RUT usted deberá realizar la solicitud del rango de facturación para comenzar a realizar la facturación. Este proceso se realiza directamente desde el portal de la DIAN en el menú Numeración de facturación.
  • En caso de que el proceso de actualización del RUT se demore más de 8 semanas usted puede enviar un email a la mesa de soporte de la DIAN para solicitar el proceso de actualización del RUT de forma directa. En este caso debe escribir a [email protected] dirigiéndose a la Dirección de Fiscalizacion y control, Mesa de soporte del proyecto de factura electrónica. En este caso indique que ha sido habilitado para factura electrónica, mencione el número de la resolución de habilitación obtenido e indique que requiere de la actualización del RUT para continuar el proceso.
  • Cuando tengas las confirmaciones de la nueva resolución de factura, el RUT actualizado y  tu numeración de facturación autorizada, entonces envía un email a [email protected] con estas especificaciones:

Asunto del email:

Documentos para iniciar a facturar

Mensaje:

Establecimiento: Aquí el nombre del hotel

Documentos adjuntos: 

  • Resolución de factura electrónica con la autorización de numeración
  • RUT actualizado

3. Activación en LobbyPMS y costos de facturación electrónica. 

Una vez el equipo de LobbyPMS recibe tus documentos procedemos a realizar el proceso de activación del certificado Digital y la configuración de la funcionalidad de facturación electrónica. Para esto ten en cuenta los siguientes costos:

  • Costo de activación anual del certificado: COP 350,000 (Primer año) y COP 260,000 (Desde el año 2)
  • Costo por factura: COP 250. Se requiere compra mínima: 100 facturas.

El costo de facturación funciona como una compra anticipada de las facturas que vas a generar en el mes. Es decir, si estimas que vas a generar 200 facturas en el próximo mes, entonces cada mes iniciando deberás comprar un paquete por valor de COP 50,000 para facturar tus servicios. Si las facturas se agotan antes, solo debes ingresar a la interfaz de recarga de facturas y comprar tu paquete de mínimo 100 facturas usando cualquiera de nuestros medios de pago: Tarjeta de crédito, PSE o Efecty.

A través de una video llamada de skype, uno de nuestros asesores te indicará como realizar el pago para activar el servicio y luego comenzará contigo las primeras pruebas para comenzar a facturar.

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One thought on “Habilitamos la factura electrónica para Colombia

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